Advies aan FB over verlofopname en -registratie

Aan de leden van het faculteitsbestuur

Onderwerp: Adviesnota van de FR aan het FB over de opname en de registratie van verlofuren

Samenvatting
Het Faculteitsbestuur (FB) heeft de Faculteitsraad (FR) advies gevraagd over de wijze waarop zij de wetenschappelijk medewerkers bewust kan maken van de financiële consequenties van het niet of onvoldoende registreren van verlof, hoe zij hen kan informeren over alternatieven voor verlofregistratie en hen tot actie aanzetten ten aanzien van verlofregistratie of een alternatieve vorm daarvan. Met deze nota geeft de FR advies aan het FB over deze kwesties. Op 13 juni zal deze nota worden besproken in de plenaire raadsvergadering.
De probleemanalyse in deze nota maakt duidelijk dat het voor het wetenschappelijk personeel, vanwege het gebrek aan afbakening van haar onderwijs- en onderzoekstaken, zeer moeilijk is om verlof op een adequate manier op te nemen en te registreren, vooral omdat richtlijnen ontbreken om overwerkuren -die met name optreden telkens aan het einde van het ene onderwijsblok en het begin van het volgende onderwijsblok- te verrekenen met verlofuren. Het verlofregistratiesysteem is in technische zin hierop ook niet toegerust.
Het veronderstelde probleem van verlofregistratie heeft daarom een ander frame nodig: de organisatie heeft niet ‘een probleem met verlofregistratie’, maar ‘een probleem met medewerkers die geen verlof kunnen opnemen en/of niet weten hoe ze hun overwerk kunnen verrekenen met hun verlof bij de registratie’. De algemene strekking van het advies is dan ook om een cultuur te creëren waarin het opnemen van verlof, ook binnen onderwijsblokken, de normale gang van zaken is: stimuleer de medewerkers veelvuldig om verlof op te nemen en voorzie hen van richtlijnen waarmee ze hun overwerk zichtbaar kunnen maken ten opzichte van hun verlof.

Namens de Faculteitsraad,
Hanny den Ouden (voorzitter Commissie Financiën & Huisvesting)
Utrecht, 6 juni 2025

Advies van de FR aan het FB over het opnemen en registreren van verlofuren

1. Inleiding

Het FB heeft advies van de FR gevraagd over de aanpak van het probleem van verlofregistratie door het personeel van onze faculteit. Veel medewerkers, voornamelijk wetenschappelijk personeel, registreren geen of onvoldoende verlof. Het is voor het FB onduidelijk of zij geen verlof opnemen of dat zij het niet registreren. Ook vraagt het FB zich af of de medewerkers zich bewust zijn van de financiële consequenties van het niet of onvoldoende registreren van verlof, of de medewerkers voldoende informatie hebben over verlof(registratie) en de alternatieven voor de omgang met verlof, en hoe ze de medewerkers tot actie moet aansporen. In bijgaand stuk gaan we in op deze vragen van het FB.

De faculteit moet het geld voor niet geregistreerd verlof in reserve houden. Dit jaar gaat het bij Geesteswetenschappen om circa 100.000 verlofuur-restanten uit voorgaande jaren (in stukken worden tussen de 88.000 en 112.000 uren genoemd) die gelijk staan aan 67 fte en een waarde vertegenwoordigen van €4,3 miljoen. Dit zijn bovenwettelijke uren die medewerkers vijf jaar mogen meenemen. Los hiervan staat er nog ongeveer 121.000 wettelijke uren in reserve die een waarde van ruim €1 miljoen vertegenwoordigen. Deze bedragen drukken zwaar op de begroting en op de financiële situatie van de faculteit. Deze kwestie – een hoofdpijndossier – speelt al heel lang, maar is nu meer dan ooit urgent geworden vanwege het feit dat we als faculteit voor een grootse bezuinigingsopdracht staan voor de komende jaren en het FB een reorganisatie probeert te voorkomen.

De medewerkers hebben drie manieren om met hun verlofurenaantal om te gaan. 1) Idealiter nemen medewerkers al hun wettelijke en bovenwettelijke verlofuren gedurende het lopende jaar op en registreren die in het Selfservice-portaal. Hun leidinggevende heeft als enige inzage in hun verlofregistratie. Voor zover er een restant van voorgaande jaren openstaat, wordt gekeken hoe en wanneer medewerkers dat kunnen opnemen. Dit is de reguliere manier. Er zijn twee alternatieve manieren.
2) Als tweede bestaat de mogelijkheid om een functiecontract af te sluiten: medewerkers krijgen dan op basis van hun aanstellingstijd een x-aantal taken toebedeeld en bepalen zelf wanneer zij die uitvoeren binnen de gegeven praktijken van onderwijs, onderzoek en bestuur. Bij een functiecontract vervalt de verlofregistratie. Sommige medewerkers en leidinggevenden zien het functiecontract als een goede manier om met verlof om te gaan omdat een dergelijke verantwoordelijkheid voor de eigen taakuitvoering past bij de manier van werken van wetenschappelijk personeel; anderen zien het gevaar van het onvoldoende opnemen van verlof omdat voor de medewerker het zicht op het (niet) opgenomen verlof ontbreekt. Functiecontracten kunnen alleen afgesloten worden door medewerkers in schaal 11 en hoger. Wanneer een functiecontract wordt afgesloten en er staan nog uren van eerdere jaren open, moet ook in deze situatie een overgangsregeling worden getroffen om de verlofuren op te nemen.
3) De derde optie is dat medewerkers met een zogenoemde flexibele werkduur de mogelijkheid hebben om extra verlofuren op te bouwen of ze juist te verminderen. Dat gaat als volgt. Het bij CAO bepaalde aantal arbeidsuren per week bedraagt bij een volledige arbeidsduur 38 uur. Bij een flexibele werkduur worden medewerkers in de gelegenheid gesteld 40 uur te werken in plaats van 38 uur en daarmee twee uur per week extra verlof te sparen, bovenop het wettelijke en niet-wettelijke verlof. Zij kunnen er ook voor kiezen 36 in plaats van 38 uur per week te werken en daarmee wekelijks twee verlofuren op te nemen. De optie van méér werken dan 38 uur vergroot het aantal verlofuren en daarmee de kans dat het aantal wettelijke en niet-wettelijke niet opgaan in een jaar en meegenomen moeten worden naar latere jaren. Dit is ongunstig voor de organisatie. De optie van minder werken dan 38 uur maakt de kans juist groter dat de wettelijke en niet-wettelijke verlofuren opgaan in een jaar. Dit is gunstig voor de organisatie.

Dit advies is als volgt opgebouwd. In paragraaf 2 geven we aan waarop we de probleemanalyse en de adviezen baseren. Paragraaf 3 gaat in op de catch-22-situatie van verlof opnemen versus verlof registreren en leidt daarmee tot een herdefiniëring van het probleem. Paragraaf 4 gaat in op de twee alternatieve manieren van de omgang met verlof. Paragraaf 5 behandelt de informatievoorziening over verlof en verlofregistratie. In paragraaf 6 worden twee casussen van gebezigde praktijken beschreven. Elk van deze paragrafen sluit af met een conclusie. In paragraaf 7 volgen suggesties en adviezen voor het Faculteitsbestuur, voor de departementale besturen en voor leidinggevenden.

2. Verantwoording
Voor de totstandkoming van dit advies spraken we met ruim veertig medewerkers en ongeveer tien studenten. We noemen hen allen in het vervolg van dit stuk ‘informanten’. Onder deze informanten waren ook enkele leidinggevenden. Er is geen reden om aan te nemen dat de geluiden per departement verschillen.
Voor de helderheid van de vraag van het FB aan de FR is gesproken met Cathelijne Habets en Miranda Jansen. De probleemanalyse van verlof opnemen versus registreren is gebaseerd op gesprekken tussen enerzijds PG-leden onderling die werkzaam zijn in alle departementen en anderzijds opgehaalde input van individuele collega’s op de werkvloer die voornamelijk werkzaam zijn bij MCW en TLC. Aan de studenten van de FR en van een OC is gevraagd of zij werkdruk opmerken bij hun docenten en het (niet) opnemen van verlof. Het thema verlofregistratie is besproken met twaalf medewerkers die deelnamen aan het medezeggenschapsoverleg van TLC op 20 mei. Ook zijn tijdens een stafoverleg met twintig medewerkers op 6 mei de reacties beluisterd op een mail van een departementshoofd over het functiecontract. Voor de vraag over de informatievoorziening is gebruik gemaakt van informatie op intranet en in e-mails van leidinggevenden. De suggesties voor het FB, voor de bestuurders van de departementen en voor de leidinggevenden vloeien logisch voort uit de voorgaande analyses.

3. Verlof opnemen versus verlof registreren
Het probleem van een gebrekkige verlofregistratie geldt hoofdzakelijk voor wetenschappelijk personeel. Het niet-wetenschappelijk personeel vraagt het verlof tijdig en adequaat aan, neemt het op en registreert het. De redenen voor deze goede administratie zijn: 1) de aard van de werkzaamheden: veelal gebeurt het werk in kantooruren waardoor het duidelijk is wat wel en niet een verlofdag is; 2) sturing van teamleiders: zij monitoren de verlofregistratie van de medewerkers; 3) de noodzaak van voldoende bezetting: om niet onderbezet te zijn, stemmen niet-wetenschappelijk medewerkers af met collega’s wanneer zij verlof opnemen, waardoor zij verlofopname en -registratie goed op de radar hebben staan; 4) vertrouwdheid met digitale systemen: het niet-wetenschappelijk personeel werkt dagelijks met allerlei digitale systemen, zodat werken in het verlofregistratiesysteem voor hen niet problematisch is.
In tegenstelling tot niet-wetenschappelijk personeel doen wetenschappelijk medewerkers die verlof zouden moeten registreren dat niet of onvoldoende. Als voornaamste oorzaak wordt door vrijwel alle informanten aangegeven dat de feitelijke registratie van verlofuren niet het probleem is, maar het niet kunnen opmaken van de verlofuren. We geven daarom een schets van het leven van een docent in de periode tussen het eind van het ene onderwijsblok en het begin van het volgende onderwijsblok.

De meest voorkomende situatie is dat medewerkers met veel onderwijstaken in twee achtereenvolgende blokken meerdere achtereenvolgende weken hebben met piekbelasting. Dit gaat om de periode vanaf week 8 van het ene blok tot en met pakweg week 2 van het volgende blok. In deze periode werken zij een urenaantal dat ver boven hun formele aanstellingstijd ligt. Het nakijken van tentamens en papers, de (organisatie van) herkansingen en het tegelijkertijd voorbereiden van de cursus(sen) van het komende blok vraagt van vrijwel alle docenten overwerk op avonden en in weekenden gedurende een paar weken aan een stuk. Dit piekeffect is nog groter wanneer er geen reflectieweek tussen de blokken geroosterd is.

De geschatte hoeveelheid gewerkte uren in dergelijke periodes ligt tussen de 110% en 140% van de aanstellingstijd. Deze bandbreedte is afhankelijk van meerdere factoren, zoals de omvang van de cursus(sen), de eigen ervaring met de cursus(sen), het al dan niet (co)coördineren van de cursus(sen), de omvang van en ervaring binnen het team waarmee de cursus(sen) gegeven wordt et cetera. Samen bepalen deze omstandigheden om hoeveel overwerk het gaat. Geen enkele informant gaf aan in deze periodes het werk binnen de aanstellingsuren te kunnen uitvoeren.

Overvraagd in deze piekperiode als ze zijn, kijken de docenten vanaf week 2 in het volgende blok reikhalzend uit naar mogelijkheden om uren of dagen verlof op te nemen. Maar dat valt doorgaans niet mee in het eenmaal weer ingezette reguliere ritme van wekelijkse hoor- en/of werkcolleges, voorbereiding en tussentijdse feedback, nog afgezien van de verantwoordelijkheid als coördinator voor het functioneren van een team docenten of de solidariteit als docent met mededocenten bij eventuele uitval wegens ziekte.

Als een docent bij een fulltime aanstelling vier weken lang tien uur extra werkt, zijn dat veertig overuren. Die veertig uur zijn niet op te nemen in het volgende onderwijsblok. Helemaal niet omdat na alweer zes, zeven weken hetzelfde circus van nakijken, herkansen en voorbereiden opnieuw begint. En mochten de docenten al kans zien óm überhaupt wat uren of dagen op te nemen – als dat al uitkomt met hun thuissituatie – dan registreren zij dit verlof niet vanwege alle gemaakte overuren.

Studenten merken de gevolgen van de piekbelasting van hun docenten met name aan het regelmatig overschrijden van de tien werkdagentermijn bij nakijkwerk aan het einde van cursussen. Sommigen hebben meegemaakt dat docenten tijdens cursussen zichtbaar gestrest waren door overbelasting door het werk, zeker in situaties waarin er moeilijkheden optraden in hun thuissituatie. Ook geven studenten aan dat hun suggesties voor verbeteringen aan een cursus, zoals zij die bijvoorbeeld naar voren komen in onderwijsgesprekken, door docenten weliswaar worden beaamd, maar ook snel van tafel worden geveegd vanwege het extra werk waartoe dergelijke verbeteringen leiden. Studenten maken soms mee dat hun docenten duidelijke en serieuze gezondheidsproblemen hebben en hun onderwijstaken desondanks voortzetten.

Kortom, gedurende het collegejaar kunnen docenten niet tot nauwelijks verlof opnemen. In belangrijke mate hangt dat samen met de jaarkalender van vier onderwijsblokken van tien weken. De meeste docenten geven in het gunstige geval drie van de vier blokken onderwijs. Wanneer die docent een onderwijsvrij blok heeft, lopen het nakijkwerk en de herkansingen van het voorgaande blok nog in het onderwijsvrije blok door. Als er dan eindelijk na een week of twee geen werk meer ligt van het blok ervoor en er een zekere rust optreedt, dan is de noodzaak om bij te komen bij alle docenten heel groot en heel voelbaar. Als de thuissituatie dat toelaat, nemen zij in deze periode een paar dagen of een week verlof op, terwijl ze ook weten dat ze dringend aan de slag moeten met hun onderzoek want in week 8 of 9 moeten ze zich alweer gaan voorbereiden voor het volgende onderwijsblok.

Voor docenten die in vier blokken onderwijs geven blijft alleen de zomerperiode over om verlof op te nemen, maar dat is de enige periode in het jaar waarin ze ongestoord een paar weken aan hun onderzoek en hun publicaties kunnen werken. Wat betreft onderzoek is de situatie zo mogelijk nog ingewikkelder om verlof op te nemen en te registreren aangezien de uitvoering van onderzoek en het schrijven van artikelen tot het soort werkzaamheden behoren die gemakkelijk werkdagen van acht uur overschrijden.

Deze schets van de werktijd-verlof-situatie van de gemiddelde docent is bedoeld om duidelijk te maken dat er geen sprake is van nalatigheid in het registreren van verlof door medewerkers. Integendeel, we horen een grote bereidheid van hen om bij te dragen, waar dat kan, aan een gezonde financiële situatie voor de faculteit en het voorkomen van een reorganisatie. Ook hebben we van wetenschappelijk medewerkers geen signalen ontvangen dat de digitale techniek van het Selfservice-portaal een struikelblok is. We horen wel dat dat het portaal ten onrechte de mogelijkheid ontbeert om overwerk in te registreren.

Conclusie: Het probleem van een schijnbaar onvoldoende verlofregistratie ligt bij wetenschappelijk medewerkers vanwege hun onderwijsverplichtingen. Dat komt enerzijds doordat zij werkelijk geen tijd hebben om verlof op te nemen (zie bovenstaande schets), anderzijds doordat zij niet weten hoeveel uren zij moeten registreren in de situatie van structureel terugkerend overwerk in de eind- en beginweken van de achtereenvolgende blokken. Als zij al in de gelegenheid zijn om verlof op te nemen gedurende het jaarrooster, dan weten zij niet hoe zij het overwerk van drie of vier periodes kunnen verrekenen met het eventuele verlof dat ze kunnen opnemen. Dat geldt niet alleen ten aanzien van hun onderwijstaken, maar ook ten aanzien van hun onderzoekstaken.

4. Functiecontracten en flexibele arbeidsduur

De meest gehoorde kanttekening die we kregen over het aangaan van een functiecontract is dat deze contractuele vorm 1) het gevaar in zich draagt dat medewerkers die in de huidige situatie wél zorgvuldig verlof opnemen en registreren, dat vergeten te doen in de hectiek van het jaar wanneer zij zichzelf er niet telkens toe dwingen hun verlof op te nemen en bij te houden, en 2) het probleem van structureel overwerk verhult, naar zichzelf maar ook naar de werkgever toe. In dit laatste perspectief wordt het functiecontract beschouwd als een vorm van verzelfstandiging binnen loondienst die op gespannen voet staat met het arbeidsrecht.
De derde optie, het gebruik maken van flexibele werkduur, is een niet tot nauwelijks bekende optie om anders met verlof om te gaan. Slechts een van onze informanten die uitvoerig de mogelijkheden van ouderschapsverlof heeft onderzocht, was van deze regeling op de hoogte doordat ze daar in haar zoektocht op stuitte. De variant van flexibel werken waarin medewerkers 36 uur werken is gunstig voor de organisatie om verlofuren te verminderen: wanneer medewerkers elke week 36 uur werken in plaats van 38 uur maken zij verlofuren op. De variant waarin medewerkers 40 uur werken is voor de organisatie juist ongunstig. Deze vorm zorgt voor de opbouw van extra verlof. In bepaalde situaties kan het nodig zijn voor sommige medewerkers om voor extra verlof te sparen, maar voor anderen zijn dit extra vrije uren zonder specifieke reden: misschien is het voor de medewerker prettig om hiermee bijvoorbeeld langdurig verlof op te nemen, maar deze extra uren maken het ook extra moeilijk om eventuele stuwmeren aan wettelijke en bovenwettelijke uren weg te werken.

5. Informatievoorziening

Wat betreft de informatievoorziening: er wordt vanuit de UU en GW voldoende feitelijke informatie gegeven over verlofregistratie, het belang ervan en de werkwijze die sinds kort wordt gevolgd in B&O-gesprekken, zoals in onderstaande links:
• over verlof in het algemeen: https://intranet.uu.nl/verlof
• over het belang van geld besparen door middel van een goede verlofregistratie: https://intranet.uu.nl/nieuws/nieuwsberichten/besparen-hoe-dan-deel-2-verlofrestanten-en-functiecontracten
• over hoe verlof te registreren voor medewerkers: https://intranet.uu.nl/kennisbank/vakantieverlof
• over het sturen op verlofregistratie door leidinggevenden: Sturen op vakantieverlofopname en -registratie (voor leidinggevenden) – Intranet
Ook over het afsluiten van een functiecontract en de consequenties ervan is voldoende informatie te vinden: Functiecontract – Intranet
De derde optie, ‘flexibele werkduur’, is onvindbaar en onduidelijk in de informatievoorziening. Het onderwerp ‘compensatie-uren’ is te vinden op de algemene pagina over verlof (https://intranet.uu.nl/verlof) onder de eerste vraag ‘Hoe is mijn verlofsaldo opgebouwd?’ Er staat daar dat dit soort verlof het derde type verlof is naast wettelijke en bovenwettelijke uren. Er ontbreekt informatie over het opnemen van deze uren in relatie tot het probleem van verlofregistratie en de daaruit volgende besparing voor de faculteit. Ook is onduidelijk voor welke medewerkers deze mogelijkheid geldt en voor welke niet.

Conclusie: Bovenstaande informatiebronnen geven voldoende feitelijke, op de CAO-gebaseerde informatie over verlofregistratie en functiecontracten. De derde optie blijft ver achter in de informatievoorziening. Ook wordt in geen van deze bronnen ingegaan op de moeilijkheid voor medewerkers om hun verlof te registreren binnen de steeds terugkerende situatie gedurende het academisch jaar(rooster) van overwerk in de werkweken met piekbelasting. Wat betreft het probleem ‘hoe registreer ik verlof in een voortdurende situatie van overwerk?’ tasten medewerkers in een vacuüm. Onderling wordt er tussen collega’s niet tot nauwelijks over gesproken, wellicht omdat het voor medewerkers zelf ook ongemakkelijk is.

6. Evaluatie van twee casussen

In deze paragraaf worden twee casussen besproken en geëvalueerd van twee gebezigde praktijken in twee departementen in het recente verleden, die bedoeld zijn om lessen uit te leren.

Casus 1
In een van de departementen heeft het departementshoofd begin mei een goedbedoelde mail naar alle medewerkers gestuurd met informatie over de financiële gevolgen van de gebrekkige verlofregistratie en hoe medewerkers zelf kunnen meehelpen om dit probleem kleiner te maken. Daarin werd de optie verlofregistratie ‘de bewerkelijke optie’ genoemd tegenover de optie functiecontract als ‘de gemakkelijke optie’. Delen van de tekst waren: “Het registeren van verlof is een administratieve last voor jezelf en je leidinggevende. Dat is voor velen niet aantrekkelijk….. . Als je een functiecontract hebt, ontstaan er geen verlofrestanten, want uitgangspunt is immers dat je verlof in eigen regie opneemt. De administratieve last is beperkt tot het aanvragen van een functiecontract en is dus in vergelijking met de eerstgenoemde optie gering en eenmalig.” De derde optie, een contract met flexibele werkduur die kan worden verlaagd van 38 tot 36 uur, werd in de mail niet genoemd. De mail eindigde met een moeilijk leesbare visuele weergave van ’kiezen voor een functiecontract’ waarin de verschillen tussen het reguliere contract en het functiecontract werden beschreven. Voor zover bekend is in andere departementen niet een dergelijke generieke mail naar alle medewerkers gestuurd over verlof, verlofregistratie en functiecontracten.
Evaluatie: De inhoud van de mail was goed met het oog op bewustwording en informatievoorziening, maar de oproep tot actie werd als zodanig sturend ervaren dat hij eerder wantrouwen in de hand heeft gewerkt onder medewerkers dan vertrouwen heeft gewekt en daardoor waarschijnlijk onvoldoende heeft bijgedragen aan de oplossing van het probleem. Het functiecontract als zodanig wordt door sommige medewerkers met wantrouwen bekeken; zij vermoeden dat er bij deze contractvorm sprake is van ‘addertjes onder het gras’.

Casus 2
In een van de departementen heeft de directeur bedrijfsvoering stelselmatig individuele medewerkers telefonisch benaderd en/of een mail gestuurd om hen te stimuleren hun verlof te registreren. Dat gebeurde op een vriendelijke, open en niet verwijtende manier. Deze aanpak had het gewenste gevolg van een betere verlofregistratie of het aangaan van een functiecontract. De medewerkers zeiden blij te zijn met de persoonlijke benadering. De directeur heeft evenwel geen inzicht in wie wel en wie niet hun verlof registreren en heeft daardoor ook medewerkers aangesproken die hun verlof wel netjes registreerden. Bij deze groep medewerkers is de persoonlijke benadering wél verwijtend overgekomen.
Evaluatie: Bij medewerkers die hun verlof niet of onvoldoende registreren lijkt het erop dat door deze wat meer individuele benadering een grotere bewustwording van de financiële kant van het verhaal, een betere informatievoorziening en een aanzet tot actie tot stand zijn gekomen. Een individuele op maat gerichte aanpak lijkt dus goed te werken: het kost weliswaar tijd en geld om iemand deze taak te laten vervullen, maar deze kosten wegen ruimschoots op tegen het resultaat. Medewerkers voelen zich op deze manier serieus genomen en mede-eigenaar gemaakt van het financiële uitdagingen waar de faculteit voor staat. Er moet coûte que coûte voorkomen worden dat medewerkers die hun verlof wel netjes registreren, over één kam geschoren worden met de groep niet-registreerders.

7. Suggesties en adviezen op de verschillende bestuursniveaus van de faculteit

Onderstaande suggesties en adviezen op facultair en departementaal niveau en op het niveau van de leidinggevenden vloeien voort uit bovenstaande analyses, conclusies en evaluaties.

Faculteitsbestuur
– Herdefinieer het probleem van verlofregistratie en communiceer daar consequent over in alle communicatie-uitingen: de organisatie heeft een probleem met medewerkers die geen verlof kunnen opnemen en/of niet weten hoe ze hun overwerk kunnen registreren in verhouding tot hun verlof, maar heeft níet een probleem met de registrátie van verlof.
– Zend als hoofdboodschap: “Lieve medewerkers, neem verlof op! Zorg goed voor jezelf en je collega’s door, wanneer dat maar mogelijk is, verlof op te nemen. Dat is de enige manier om de komende krappe jaren door te komen zonder dat je omvalt en uitvalt.”
– Erken in elke communicatie-uiting zoveel mogelijk de schier onmogelijkheid om binnen het blokkensysteem vrij te nemen. Medewerkers voelen zich daardoor gezien en gehoord. Dat is een betere voedingsbodem voor loyaliteit en binding aan de organisatie dan het suggereren van nalatigheid en luiheid. Hierdoor wordt een grotere actiebereidheid ten aanzien van verlofopname en -registratie gecreëerd.
– Geef concrete manieren aan waarop medewerkers, ook binnen de collegeblokken, verlof op kunnen nemen. Laat wetenschappelijk personeel in dat opzicht leren van de praktijk van het niet-wetenschappelijk personeel door verlofopname als groep te bewaken en het niet alleen als een individuele zaak te zien. Stimuleer bijvoorbeeld dat collega’s onderling een week college van elkaar overnemen en draag breed uit, ook onder studenten, dat dat een normale gang van zaken is in cursussen waarin docenten als team samenwerken.
– Zend de berichtgeving over het opnemen en registreren van verlof alleen naar het wetenschappelijk personeel zodat het niet-wetenschappelijk personeel zich niet aangesproken hoeft te voelen.
– Zet hoog in op een goede verlofregistratie. Benadruk dat het opnemen en registreren van verlof de normaalste zaak van de wereld is: in de wereld buiten de universiteit wordt niet begrepen dat medewerkers schijnbaar geen verlof hoeven te registreren.
– Stel richtlijnen op voor het opmaken van openstaande verlofuren van voorgaande jaren en maak die bekend aan alle medewerkers en leidinggevenden. In overleg met de leidinggevenden moeten die op afzienbare termijn kunnen worden opgenomen. Neem bijvoorbeeld in die richtlijnen op dat dit geoorloofd is in tijd die eigenlijk voor onderzoek bedoeld is. Helderheid hierover voorkomt dat een medewerker wordt afgerekend bij tijdelijk minder onderzoeksoutput.
– Neem in het registratiesysteem de mogelijkheid op om naast de verlofuren ook overuren te registreren en ‘af te boeken’. Dat stelt de medewerkers in staat om goed te bepalen wanneer hij/zij het overwerk hebben verrekend met verlofuren en kunnen beginnen met de registratie van hun feitelijke verlofuren.
– Verwar het doel niet met de middelen. Zo is het functiecontract een middel om het probleem van een teveel aan verlofuren ‘op te laten lossen’, maar geen doel op zich. Of medewerkers kiezen voor de registratie van verlof, het afsluiten van een functiecontract of ‘de derde optie’ is ondergeschikt aan de hoofdboodschap dat medewerkers verlof behoren op te nemen en het te registreren of hun verlof op een andere manier te regelen.
– Stuur niet nadrukkelijk op het aangaan van functiecontracten, want GW doet het op dit punt al heel goed in vergelijking met andere faculteiten. Ook wordt het probleem van overwerk door veel functiecontracten onzichtbaar en daarmee de gevaren van te veel overwerk en uitval groot.
– Communiceer helder en transparant over het functiecontract, vooral over de verschillen met het reguliere contract, en belicht ook de nadelen ervan. Een te sturende boodschap om een functiecontract aan te gaan werkt averechts: het wekt argwaan op, medewerkers neigen ernaar om addertjes onder het gras te zoeken.
– Zoek de mogelijkheden en de voor- en nadelen van de ‘derde optie’ op korte termijn grondig uit en communiceer daar helder over. Misschien is het aantrekkelijk voor medewerkers om 36 uur per week te werken. Zij lopen dan verlofuren ‘in’.
– Ga gesprekken aan met medewerkers die een flexibele werkduur hebben, met name met medewerkers die compensatie-uren opbouwen bij 40 uur werk per week, en ga na of dit echt nodig is.
– Hanteer een begripvolle, maar duidelijke tone of voice in mails. Let erop geen verwijtende toon aan te slaan alsof medewerkers lui of nalatig zijn in hun verlofregistratie.

Departementsbesturen
– Geef iemand(en) van HR of bedrijfsvoering tijd om de individuele medewerkers telefonisch of op locatie op een open manier te spreken over hun verlofopname en -registratie. Geef deze persoon vooraf inzage in de verlofregistratie van deze medewerkers.
– Zet een disclaimer in mails naar meerdere medewerkers tegelijk: zet ergens in de aanhef een zin als ‘Mocht je de registratie al wel compleet en accuraat bijhouden, beschouw deze mail dan als niet verzonden’. Voorkom op die manier dat medewerkers die zorgvuldig hun verlof opnemen en registreren onheus worden bejegend.
– Maak verlof en verlofregistratie tot onderwerp van gesprek bij iedere nieuwe medewerker als iets dat verplicht moet gebeuren. Geef een HR-medewerker de taak om te laten zien waar en hoe medewerkers dat moeten doen in het Selfservice-portaal. Kaart ook op het moment van indiensttreding het probleem aan van piekbelastingen tussen de onderwijsblokken en de verrekening met verlof aan waar de medewerker in zijn/haar functie als docent mee te maken zal krijgen.
– Breng tijdens dat eerste gesprek ook al het keuzemodel arbeidsvoorwaarden onder de aandacht: als de uren niet op te nemen zijn, kunnen medewerkers er wel andere dingen mee doen, zoals de aanschaf van een fiets of sportschoolabonnement of het lidmaatschap van een vakbond.
– Hanteer een begripvolle, maar duidelijke tone of voice in mails. Let erop geen verwijtende toon aan te slaan alsof medewerkers lui of nalatig zijn in hun verlofregistratie.

Leidinggevenden
– Attendeer de medewerkers elk jaar uiterlijk in mei op de noodzaak een groot aantal weken vrij te nemen in juli en augustus en dat verlof vast te leggen. Voor docenten is het zomerreces het enige moment in het jaar om langdurig verlof op te nemen.
– Maak van verlof en verlofregistratie een steeds terugkerend thema tijdens het B&O-gesprek. De leidinggevende houdt daarmee het welzijn van de medewerkers en de registratie in het oog; de medewerkers zelf houden het opnemen van verlof hiermee goed op de radar. Praat uitvoerig over alle aspecten: hoeveel werkt iemand over, neemt iemand voldoende verlof op, registreert hij/zij het verlof, waarom wel/niet, hoe gaat hij/zij om met de registratie in relatie tot het overwerk, hoe kunnen de restantverlofuren worden weggewerkt et cetera?
– Leg de nadruk op de verantwoordelijkheid voor verlofopname en verlofregistratie van de medewerkers zelf, zowel ten aanzien van hun eigen gezondheid als ten aanzien van de organisatie. Het is bevreemdend voor medewerkers die geen verlof registreren om daar nooit iets over te horen van hun leidinggevende. Ook naar de buitenwereld is het een niet te verkopen verhaal dat medewerkers aan de universiteit geen verlof registreren.
– Geef als leidinggevende het goede voorbeeld met verlofopname en -registratie en communiceer daar open over.
– Hanteer een begripvolle, maar duidelijke tone of voice in mails. Let erop geen verwijtende toon aan te slaan alsof medewerkers lui of nalatig zijn in hun verlofregistratie.